Riskianalüüs (Kadri Pau)

Tere! Mina olen Kadri Pau ning räägin sellest, kuidas maandada ohte ja näha ette ootamatusi.

Üritust või projekti tervikuna planeerides on lisaks ideaalsele olukorrale vaja läbi mõelda, mis võib minna teisiti, kui esialgu kavandatud, ja mis võib selle põhjustada. Kuidas aga ette näha ootamatusi ja riski realiseerumise kohti? Kergem on olukord siis, kui midagi sarnast on juba tehtud ja iseenda kogemusest teatakse rohkem tähelepanu vajavaid tegevusi. Kui aga tehakse midagi uut, siis on abiks teiste kogemuste uurimine, probleemipuu kasutamine, põhjaliku riskimaatriksi täitmine, eri materjalidega tutvumine ja hoolas eeltöö.

Projekti risk on olukord, mis võib ohustada projekti edukat läbiviimist. Ühes projektis on neid kahtlemata mitu ning projekti ettevalmistamise ajal on nende läbimõtlemine ja sõnastamine oluliseks tööriistaks, et projekt hästi õnnestuks ning tulemus oleks see, mis oodatud.

Täna räägin ma eelkõige riskide läbimõtlemisest ja kaardistamisest projekti planeerimisel ja elluviimisel. Seda seetõttu, et projekti- ja rahastustaotlused on oma olemuselt küllalt sarnased. Erinevad on aga üritused, mida nendega seoses korraldatakse, ning siis tuleb mängu rohkem nüansse, mis lähtuvad juba konkreetsest ettevõtmisest. Samas on ka siis riskide hindamise põhialused sarnased ja mõeldes läbi projekti elluviimise ohukohad, saad juba kindlamalt konkreetse ürituse riskide hindamisega edasi liikuda.

Projekti elluviimise ohud on seotud nii projekti ajakava, inimeste, kommunikatsiooni, eelarve, rahastajate kui ka projekti raames toimuvate tegevuste ja üritustega. Vaatame neid valdkondi ükshaaval.

Esimeseks, projekti ajakava. Kindlasti on tegevuste elluviimiseks aega rohkem kui seda minimaalselt vaja, aga samas jää optimaalseks. Oluline on tajuda ka laiemat tausta – kui kaasad projekti vabatahtlikke, keda on vaja juhendada, vajab koolituse kavandamine kindlasti paindlikumat lähenemist ning nende igapäevase palgatöö ja tudengieluga arvestamist. Sõltuvalt projektist võivad ajakava ja tegevuste toimumise aega mõjutada ka riiklikud tähtpäevad ja koolivaheajad. Projekti riske hinnates mõtle kindlasti läbi, kas sinu valdkonnas on selliseid tähtsündmusi, mis võivad mõjutada, kas inimesed saavad planeeritud ajal osaleda.

Teiseks, inimesed. Kuidas on korraldatud projekti elluviimine? Alati on kriitilise tähtsusega projektijuhiga seonduv – kas kogu info olukorrast ja plaanidest on ühe inimese peas ja tema arvutis või on see kuidagi dokumenteeritud ning jagatud, kas olete ette näinud regulaarsed infokoosolekud ja mõelnud muudmoodi läbi, kuidas tagatakse projekti sujuv elluviimine, kui projektijuhti ühel hetkel enam ootamatult ei ole. Vähem tähtis ei ole ka meeskonna, esinejate ja vabatahtlike pool. Vaja on läbi mõelda, mis võib nendega kavandatust teisiti minna ja mis on võimalikud lahendused. Mida rohkem inimesi on projekti elluviimisse kaasatud, seda olulisem on, et läbi oleks mõeldud ka nende juhtimine, toetamine ja probleemide korral võimalike asendajate pool.

Kolmandaks, kommunikatsioon. Siinsete riskide puhul on vaja mõelda, mis sõnumid ja kellele peavad välja minema ning kas mõnda nendest võib teine sihtrühm hoopis teisiti tajuda ja valesti mõista. Lisaks välisele kommunikatsioonile on oluline mõelda läbi organisatsiooni sees toimuv infovahetus. Mitmed arusaamatused ja riskide realiseerumised saavad sageli alguse puudulikust kommunikatsioonist ja info haldamisest – vajalikul hetkel jääb oluline infokild kellegi juurde toppama. Kui sisekommunikatsiooni kanalid (vestlusgrupid, meililistid, regulaarsed infokoosolekud) on läbi mõeldud ja nendesse kõik olulised osapooled kaasatud, siis suudetakse õigeaegse reageerimisega ära hoida nii mõnegi riski realiseerumine.

Neljandaks, eelarve ja rahastajad/toetajad. Vajalik on läbi mõelda, mida teha siis, kui isegi hoolikalt planeeritud eelarve puhul osutub mingi kulu suuremaks või mõni sponsor, kes on aastaid toetanud, teatab vahetult enne üritust, et seekord ei ole see siiski võimalik.

Viiendaks, projekti tegevuskava. Neid riske hinnates vaata üle tegevuskava ja mõtle, mis võib ühe või teise tegevusega seoses valesti minna, mis on eri tegevuste seosed ja mis põhjustab mida. Oluline on selgeks teha, millise tegevuse ajaraamis püsimine on kogu projekti õnnestumiseks kriitilise tähtsusega, ning see meeskonnas selgelt läbi rääkida.

Seega, hoolikas projekti planeerimine tähendab ka ajakava, inimeste, kommunikatsiooni, eelarve ja rahastajate ning tegevuskavade riskide läbimõtlemist ja kirjapanemist. Nendest valdkondadest võib alustada ka konkreetse ürituse riskide läbimõtlemisel ja lisada juurde kõik, mis sõltub juba konkreetsest üritusest, näiteks väliürituse puhul ilmaga seonduvad mõjutajad või ürituse reklaami ja osalejate leidmisega seotud ohukohad.

Samuti saab eristada sisemisi ja väliseid riske. Sisemine risk on seotud eelkõige organisatsiooni endaga. Kuna projektitaotluse esitab organisatsioon, kes võtab endale kohustuse plaanitu ellu viia, siis pikemate ettevõtmiste puhul on oluline läbi mõelda ka organisatsioonisisesed riskid. Näiteks kui MTÜ juhatuse liikmete ametiaeg lõppeb projekti alguskuudel, siis kuidas tagatakse piisav suhtlus ja samasugune arusaam projekti tulemustest uue juhatuse liikmete ja projekti meeskonna vahel.

Tänaseks oleme kõik ühe suure välise riski realiseerumist kogenud. Veel 2019. aasta lõpus 2020. aasta suveperioodiks üritusi planeerides ei osanud keegi ette näha uut pandeemia olukorda ja enneolematuid piiranguid. Sellelaadse mastaabiga välist riski ei oska tõenäoliselt meist keegi ette näha, kuid kindlasti pani see aru saama, et ka riskide ja ootamatuste analüüsimisel tuleb kastist välja mõelda. Mõelda natuke utoopiliselt „aga mis siis, kui …“.

Üldise tähelepanekuna riskide hindamise läbimõtlemiseks tahaksin veel öelda, et mida uuenduslikum ettevõtmine on, seda keerukamaks võib osutuda partnerite leidmine ja nende veenmine. Peaksid läbi mõtlema, kuidas siis toimida ja soovitu ikkagi ellu viia. Kas teha esimesel korral natuke väiksemalt ja lühemalt? Kas meeskonnas leidub sellelaadse projekti juhtimise kogemusega inimest või peaks kelleltki abi paluma ja hea koostööpartneri otsima? Neid küsimusi tuleb projekti riske ja nende maandamise võimalusi kirja pannes endalt küsida.

Kõiki riske ei ole võimalik ette näha ja nende maandamist läbi mõelda, kuid edukamad taotlused ning ellu viidud projektid on need, milles on võimalikult palju riske teadvustada püütud ning nende vähendamist läbi arutatud. Samuti on oluline juurde tuua aspekt, milline on ühe või teise riski esinemise tõenäosus ja mõju projekti eesmärgi saavutamisele tervikuna. Kui see on suur, peab kahtlemata rohkem läbi mõtlema maandamise poolt, kui aga väike, siis ei ole vaja väga detailseks minna. Riskide puhul on ka oluline läbi mõelda, kas me püüame selle realiseerumisest hoiduda või saame selle ilmnemisel seda kuidagi leevendada ja hoopis enda kasuks pöörata.

Lisalugemist

Kuidas kaardistada riske? Kadri Pau näidistabel.

Marko Lõhmus - Riskianalüüsi töötuba. Esitlus.